1. Цей РЕГЛАМЕНТ (далі – регламент) відповідно до Положення про відділ освіти, затвердженого рішенням сесії Самарської районної у місті ради від 14.12.2001 р. № 27/19, регулює організаційно-процедурні питання діяльності відділу освіти.

     2. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямків діяльності:

       - розподіл обов'язків між заступником завідуючого та іншими посадовими особами;

       - структура і апарат відділу освіти;

       - порядок проведення нарад і семінарів;

       - планування роботи відділу освіти;

       - організація роботи з кадрами;

       - організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням;

       - порядок розгляду звернень і організація прийому громадян;

       - підготовка і видання наказів по відділу освіти;

       - режим роботи відділу освіти;

       - організація планових відпусток і відряджень;

       - організація взаємодії з центральними та місцевими органами виконавчої влади і місцевого самоврядування відділу освіти.

     3. Відділ освіти є структурним підрозділом районної у місті ради, підпорядковується у своїй діяльності районній раді, голові районної у місті ради, управлінню освіти та науки Дніпропетровської міської ради.

     4. Відділ освіти в межах визначених повноважень забезпечує дотримання Конституції України, реалізацію законів України „Про освіту”, „Про загальну середню освіту”, „Про дошкільну освіту”, „Про позашкільну освіту” „Про мови”, указів і розпоряджень Президента України, Постанов Верховної Ради України, Постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших актів законодавчої та виконавчої влади в галузі освіти.

     5. Відділ освіти будує свою роботу на засадах законності, демократичності, толерантності, гласності, відкритості та врахування думки батьківської громадськості, персональної відповідальності, поєднання загальнодержавних і районних інтересів, ділового обговорення і вирішення конкретних питань, взаємодії з депутатськими комісіями районної у місті ради, депутатами міської ради, іншими громадськими організаціями та формуваннями, незалежності від політичних, громадських та релігійних об’єднань.

     6. З метою забезпечення оперативного управління закладами освіти завідуючий відділом освіти затверджує розподіл функцій між структурними підрозділами, працівниками відділу, координує їх роботу, делегує їм, а також керівникам закладів освіти окремі свої повноваження.

     7. До складу апарату відділу освіти входять завідуючий, заступник завідуючого, два спеціалісти з питань освіти, юрист, секретар відділу освіти, голова районного комітету профспілки керівники структурних підрозділів, що входять до складу відділу освіти за принципом безпосереднього підпорядкування і не є юридичними особами:

       - районний методичний кабінет,

       - група технічного нагляду за капітальним ремонтом та будівництвом навчальних закладів,

       - централізована бухгалтерія.

     8. Апарат і структурні підрозділи складають загальне поняття відділ освіти. Відділ освіти здійснює організаційне, юридичне, фінансове, матеріально-технічне та інформаційне забезпечення діяльності закладів освіти, контроль за виконанням закладами освіти законів, указів та розпоряджень, рішень та актів законодавчої влади в галузі освіти.

     9. Структурні підрозділи відділу освіти діють відповідно до їх Положень, затверджених рішенням виконавчого комітету Самарської районної у місті ради від 31.01.2002 р. № 42. Їх працівники працюють відповідно до посадових інструкцій та функціональних обов’язків. Обов’язки відповідальних працівників розробляються керівником підрозділу, затверджуються завідуючим відділом освіти, переглядаються чи уточнюються в оперативному порядку з метою поліпшення виконання покладених на відділ функцій, підвищення ефективності їх роботи. Розподіл обов'язків між працівниками апарату здійснюється завідуючим відділом освіти.

     10. При відділі освіти га громадських засадах функціонують:

       - Рада з питань  освіти;

       - комісія по обліку та влаштуванню дітей до дошкільних навчальних закладів;

       - районна психолого-медико-педагогічна комісія.

 

 

     11. Практична діяльність відділу освіти організовується, виходячи із затверджених перспективного (на рік) плану,  програмами економічного і соціального розвитку району.

     12. Планування роботи відділу освіти є одним із засобів організаційного забезпечення діяльності системи освіти району і здійснюється за перспективними (на рік), квартальними, календарними (на місяць) та тижневими планами з урахуванням поточного моменту і ситуації, що складається у районі.

     Проект перспективного (річного) плану готує заступник завідуючого на основі пропозицій підрозділів та подає в грудні до Ради освіти району на затвердження.

     Річний план тиражується секретарем відділу освіти і подається завідуючому, його заступнику, керівникам підрозділів, керівникам закладів освіти; квартальний та місячний план – за списком.

     Квартальний план готує заступник завідуючого – до 20 числа третього місяця кварталу. Даний план включає:

     Календарні плани (на місяць) роботи відділу освіти складаються заступником завідуючого на основі планів роботи структурних підрозділів і подаються на затвердження завідуючому відділом освіти до 25 числа кожного попереднього місяця. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється заступником завідуючого відділом освіти, який інформує про виконання плану на апаратній нараді.

     13. Працівники апарату та керівники структурних підрозділів складають оперативні робочі плани на тиждень, які узгоджуються їх безпосередніми керівниками.

     14. Щотижня завідуючий відділом освіти проводить апаратну нараду з керівниками структурних підрозділів, працівниками апарату з метою аналізу та підведення підсумків роботи, постановки чергових завдань.

 

 

     15. У роботі з кадрами відділ освіти керується Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування”, „Про освіту”, „Про загальну середню освіту”, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавчої та виконавчої влади.

     16. Для організації роботи з кадрами методист з кадрових питань спільно з структурними підрозділами відділу освіти розробляє річні, квартальні, місячні лани роботи з кадрами, заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації.

     Готує матеріали по нагородженню відомчими заохочувальними відзнаками за наслідками систематичної атестації, поданнями керівників навчальних закладів, до пам’ятних і ювілейних дат, подякою голови районної у місті ради, завідуючого відділом освіти тощо.

     17.  Прийняття на службу до відділу освіти здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавчими актами. Прийняття інших працівників, не віднесених до категорії службовців, та їх звільнення з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

     18. Особи, які вперше зараховуються на службу в органах місцевого самоврядування, проходять повну процедуру посвяти, підписують текст Присяги державного службовця, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України „Про службу в органах місцевого самоврядування та „Про боротьбу з корупцією”.

     19. Для прийняття на посади і просуванню по службі службовців у відділі освіти та його структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який щорічно переглядається та затверджується в установленому порядку. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, організовується і проводиться робота щодо підвищення ділової кваліфікації, набуття практичного досвіду.

     20. Відділ освіти сприяє створенню умов для навчання і підвищення кваліфікації службовців і осіб, зарахованих до кадрового резерву.

     21. На кожного працівника відділу освіти оформлюється особова справа.

     22. Завідуючий відділом освіти формує апарат відділу, готує пропозиції районній у місті раді та управлінню освіти та науки Дніпропетровської міської ради щодо призначення та звільнення керівників закладів освіти, призначає заступника завідуючого та працівників апарату в установленому законодавством та нормативними актами порядку.

     23. На осіб, віднесених до службовців, методистом з кадрових питань оформлюються і подаються такі документи:

       - особова картка (форма П-2ДС) з додатками;

       - заява про призначення (копія);

       - біографічна довідка;

       - ксерокопія паспорта;

       - ксерокопія військового квитка;

       - присяга держслужбовця;

       - довідка про ідентифікаційний номер;

       - довідка про стан справ на попередньому місці роботи;

       - копія документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, декларації про доходи за минулий рік і зобов’язання фінансового характеру, в тому числі за кордоном, зазначеної особи і членів її сім’ї;

       - попередження про встановлені законодавством обмеження для державних службовців;

       - медична довідка про стан здоров’я;

       - копія заяви про участь у конкурсі на заміщення вакансії;

       - витяг з протоколу конкурсної комісії;

       - витяг із списку осіб, зарахованих до кадрового резерву;

       - фотокартка 4х6 у кількості 3 шт.;

       - рекомендаційний лист;

       - характеристика;

       - ознайомлення із Загальними правилами поведінки;

       - штатний розпис;

       - копія трудової книжки;

       - посадова інструкція.

     24. Відділом освіти готуються накази про призначення (звільнення) встановленого зразка. Накази про звільнення (за потребою) візуються юристом відділу освіти.

 

 

     25. Наради і семінари проводяться завідуючим відділом освіти, його заступником, завідуючим районним методичним кабінетом згідно з планом роботи.

     26. Перелік питань, внесених до порядку денного наради та семінарів, коло запрошених визначається за погодженням із завідуючим відділом освіти і затверджується ним.

     27. Про час та місце проведення нарад і семінарів повідомляється завчасно, не пізніше як за один день до їх проведення, секретарем відділу освіти, про що робиться відповідний запис у книзі телефонограм.

     28. Відповідальними за ведення наради завчасно готується план проведення наради, який затверджується завідуючим відділом освіти, необхідні матеріали, ведеться і оформляється короткий протокол, контролюється виконання прийнятих рішень, даних доручень і доповідається завідуючому відділом освіти.

     29. За матеріалами нарад і результатами розгляду окремих питань, в разі необхідності, готуються накази чи розпорядження відділу освіти.

 

 

 

     30. Завідуючим відділом освіти на правах єдиноначальності, відповідно до законодавства, в межах повноважень видається основний розпорядчий документ – наказ (в окремих випадках – розпорядження).

     31. За підготовку проектів наказів, розпоряджень відповідають спеціалісти з питань освіти, керівники структурних підрозділів відповідно до розподілу обов'язків.

     Проекти наказів, розпоряджень і додатки до них повинні бути кваліфіковано підготовлені, з коротким викладенням суті питання, визначенням конкретних заходів, термінів та виконавців, осіб, що здійснюють контроль. Вони візуються тими, хто їх підготував та секретарем відділу освіти: на зворотні останньої сторінки проекту наказу, розпорядження із зазначенням дати.

     32. Накази щодо призначення, переміщення, звільнення працівників, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення, щодо відрядження готуються методистом з кадрових питань.

     Після підписання наказу методист з кадрових питань ознайомлює із його змістом згаданих осіб, про що вони розписуються в оригіналі.

     33. Безпосередній контроль за підготовкою проектів наказів, розпоряджень, їх дотриманням здійснюють заступник завідуючого відділом освіти та керівники структурних підрозділів.

     34. Підписані накази, розпорядження після розмноження надсилаються за призначенням не пізніше як у триденний термін.

     35. Накази мають такі реквізити:

       - назва організації,

 

     36. Завідуючий відділом освіти здійснює контроль за виконанням працівниками апарату, структурних підрозділів, закладами освіти законів, указів, розпоряджень та інших актів законодавчої та виконавчої влади в галузі освіти.

     37. Роботу щодо реалізації актів законодавчої та виконавчої влади в галузі освіти організують особисто працівники апарату, структурних підрозділів згідно з розподілом обов'язків.

     38. Оперативний контроль за діяльністю структурних підрозділів здійснюється завідуючим відділом освіти.

 

 

     39. Вся кореспонденція, що надходить до відділу освіти приймається тільки секретарем, реєструється у день надходження. Якщо працівник підрозділу відділу освіти одержав документ, що не пройшов реєстрацію через секретаря, він зобов’язаний негайно здати його на реєстрацію.

     Документи, що надійшли до відділу освіти (крім кореспонденції, зазначеної у п. 41) реєструються в журналі обліку і не більше, як через 30 днів підлягають поверненню секретарю.

     40. Статистичні і фінансові, господарські звіти, кошториси, додаткові, інформаційні матеріали, газети, журнали, брошури, книги, плакати та інша подібна кореспонденція передаються у відповідні підрозділи і поверненню не підлягають.

     41. Усі вхідні документи, які пройшли реєстрацію, передаються на розгляд завідуючому відділом освіти, а в разі відсутності – заступнику, які в резолюціях визначають конкретне доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують терміни, ставлять свої підписи і дату.

     На документах з дорученням завідуючого відділом освіти, а також тих, що вимагають рішення або відповіді, ставиться надпис КОНТРОЛЬ.

     На кожний такий документ секретарем відділу освіти заповнюється контрольна картка із зазначенням хто, коли і яке доручення повинен виконати, він стежить за виконанням і вимагає від безпосередніх виконавців інформації та доповідає завідуючому про стан виконання.

     42. Відповідно до вказівок (резолюцій) завідуючого відділом освіти документи секретарем відділу освіти передаються виконавцям під розписку До журналу заноситься. зміст резолюцій, кому і коли передано документ. Секретар стежить за своєчасним його виконанням.

     43. На виконання резолюцій на документах, в яких передбачено здійснення заходів, в разі потреби, видаються накази, розпорядження не пізніше як через 3 дні після одержання.

     44. Документи виконуються у визначені терміни. Відповідь підрозділу про виконання документу, що підлягає поверненню секретареві, підписується керівником підрозділу.

     Організують виконання актів законодавчої та виконавчої влади і контроль особисто працівники структурних підрозділів відділу. Організаційно-технічну роботу щодо здійснення контролю виконує секретар відділу освіти.

     Документ, який має вказівку завідуючого відділом освіти „для керівництва в роботі”, „для відома” не підлягає поверненню секретареві, знаходиться у виконавця.

     На документах інформаційного характеру ставляться підписи про ознайомлення і дата.

     45. Документи, що не підлягають поверненню секретарю, зберігаються у справах підрозділів, згідно затвердженої номенклатури справ до закінчення строку зберігання або користування.

     46. Вихідна кореспонденція надсилається тільки секретарем. Одержання вхідної та надсилання вихідної кореспонденції, а також передача її з підрозділу до підрозділу, здійснюється тільки через секретаря відділу освіти.

     47. Відповідальність за облік, збереження, своєчасне проходження документів у підрозділах покладається на заступника та керівників підрозділів.

 

 

     48. Організація та здійснення контролю за виконанням документів у відділі освіти здійснюється згідно з Положенням про порядок організації та здійснення контролю за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, документів Кабінету Міністрів України, рішень та розпоряджень міської та районної у місті рад.

     49. Контроль за виконанням документів здійснюється заступником завідуючого відділом освіти, а також керівниками структурних підрозділів відповідно у межах їх повноважень. На контроль беруться постанови, рішення, накази з усіх основних питань освіти.

     Якщо виконання документу, доручення завідуючого відділом освіти контролює кілька підрозділів, то координація цієї роботи здійснюється підрозділом, вказаним у рішенні, наказі, візі першим або того, на пропозицію якого вони прийняті.

     50. Контроль за виконанням по строках рішень, наказів, документів з дорученням завідуючого і його заступника, дотримання термінів представлення інформацій і звітів по них ведеться секретарем відділу освіти.

     51. Підрозділи відділу освіти після отримання постанови, рішення, наказу вищих органів у тижневий строк складають робочий план по їх виконанню, що погоджується з завідуючим відділом освіти. Основними розділами робочого плану є:

       - форми, строки доведення постанови, рішення наказу до конкретних виконавців;

       - конкретна допомога у виконанні документа;

       - здійснення перевірки справ на місцях;

       - проведення заходів по усуненню недоліків;

       - підготовка інформації.

     Всі документи з підготовки рішення, наказу і контроль за їх виконанням, інформації, що надходять від виконавців, концентруються в папці „справа по контролю” і зберігаються у секретаря. Всі документи підлягають обліку.

     По закінченні терміну контролю підрозділи через заступника завідуючого представляють завідуючому відділом інформацію про проведену роботу, досягнутих результатах і вносять пропозиції про подальшу роботу з рішенням, наказом.

     Інформація не повинна перевищувати двох сторінок, віддрукованих через 1,5 інтервали.

     Матеріали підрозділів і апарату про виконання постанов, рішень, наказів, а також інших документів, що підлягають поверненню, здаються секретарю відділу освіти, яким перевіряється правильність оформлення, дотримання встановлених строків, наявність в них інформації про виконання всіх доручень, що міститься в документі, піднятих в документах питань, і після ознайомлення заступником завідуючого повідомляється завідуючому відділом освіти.

     Контроль за виконанням Ради з питань освіти здійснює секретар Ради і про виконану роботу щоквартально інформує його членів. Всі матеріали Ради знаходяться в заступника завідуючого відділом освіти.

     52. По рішеннях, наказах з довготривалими строками виконання (3-5 років) підрозділи за згодою із заступником завідуючого можуть установлювати строки подання проміжних інформацій. Якщо виникає необхідність продовження терміну виконання документу, підрозділи зобов’язані завчасно звернутися з обґрунтуванням щодо перенесення строку до завідуючого відділом освіти. Про прийняте рішення повідомляється заступник завідуючого і секретар.

     53. Документи з дорученням завідуючого відділом освіти, а також заяви і листи громадян без установлених строків розглядаються протягом одного місяця, а листи роз’яснювального змісту – протягом двох тижнів.

 

 

     54. Службові документи, які поступають у відділ освіти, приймаються секретарем відділу, реєструються і в той же день передаються завідуючому відділом освіти для розгляду чи виконання.

     55. Службові документи виконуються в терміни, які вказуються в резолюції. Строк виконання відраховується з дня надходження документів у відділ освіти.

     56. Контроль за виконанням службових документів покладається на заступника завідуючого відділом освіти, а також керівників структурних підрозділів відділу.

     57. Службові документи знімаються з контролю завідуючим відділом освіти.

 

 

     58. Прийом громадян проводиться завідуючим відділом освіти, його заступником, спеціалістами з питань освіти згідно з графіком, який затверджується завідуючим відділом освіти.

     59. Контроль за виконанням вказівок, даних під час прийому, здійснюється секретарем відділу освіти.

     60. Заступник завідуючого систематично аналізує роботу щодо прийому громадян, узагальнює питання, з якими звертаються громадяни, надає завідуючому відділом освіти пропозиції щодо усунення недоліків в організації прийому громадян.

     61. Пропозиції, заяви, скарги громадян, які надходять у відділ освіти розглядаються у строки відповідно до діючого законодавства.

     62. Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до відділу освіти, здійснюється завідуючим відділом освіти.

     Секретар направляє письмові звернення громадян працівникам апарату та керівникам структурних підрозділів відділу освіти відповідно до їх компетенції для розгляду та вживання відповідних заходів.

     63. Прийом і реєстрація листів, видача довідок громадянам за їх листами здійснюється секретарем відділу освіти.

     64. Контроль за строками проходження листів у відділі освіти здійснюється секретарем відділу.

     65. Організація виконання звернень громадян здійснюється заступником завідуючого відділом освіти.

     66. Заступник завідуючого здійснює комплексне вивчення письмових звернень громадян, які надійшли до відділу освіти, розгляд причин, що їх викликали, готує пропозиції щодо усунення виявлених порушень і недоліків; щоквартально інформує про результати аналізу завідуючого відділом освіти.

 

 

     67. Початок роботи у відділі освіти – 9.00, закінчення роботи – 18.00 (п’ятниця – 16.45). Обідня перерва з 13.00 до 13.45.

     68. Перебування працівників відділу освіти в службових справах у робочий час поза робочим місцем повинно бути погоджено з керівниками відповідних структурних підрозділів.

     Працівники апарату, керівники структурних підрозділів повинні ставити до відома про свою відсутність на робочому місці в робочий час секретаря відділу освіти, реєструватися в журналі обліку робочого часу із зазначенням свого місця перебування.

     69. Вирішення питання надання відгулів за відпрацьовані дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється завідуючим відділом освіти.

     70. У кожному структурному підрозділі ведеться щоденний табельний облік робочого часу його працівників. Підписаний керівником структурного підрозділу табель обліку робочого часу здається в бухгалтерію 25 числа кожного місяця. Для працівників апарату відділу освіти табель обліку робочого часу складається секретарем відділу.

     71. У передсвяткові та святкові дні чергування ведеться заступником завідуючого відділом освіти, керівниками підрозділів, відповідальними працівниками відділу освіти за графіком, затвердженим завідуючим відділу освіти, а у разі його відсутності – виконуючим обов'язки завідуючого і погодженим профспілковим комітетом.

     72. Кожен працівник відділу освіти зобов’язаний підтримувати нормальний морально-психологічний клімат: уважно ставитись до співробітників, надавати необхідну в роботі допомогу, ставитись з належною увагою до відвідувачів.

     73. Всі працівники в приміщенні відділу освіти зобов’язані суворо дотримуватися інструкції протипожежної безпеки.

 

 

     74. Щорічно до 25 грудня керівники структурних підрозділів складають графіки планових відпусток на наступний рік. Графіки планових відпусток працівників відділу освіти затверджуються завідуючим відділом освіти. Заяви про надання планових працівникам структурних підрозділів візуються керівниками цих підрозділів.

     75. Наказ про виїзд у відрядження працівників відділу видає завідуючий. Методист з кадрових питань готує наказ про виїзд у відрядження, підписує його разом з відрядним посвідченням у завідуючого відділом, реєструє його.

     76. Звіти про відрядження працівників відділу освіти затверджує завідуючий не пізніше 3-х робочих днів від дня їх прибуття з відрядження.

     77. Відрядження, як правило, повинні попередньо плануватися і включатися в календарні плани роботи структурних підрозділів.